Compliance stärken mit Axway
TVH wurde im Jahr 1969 gegründet und hat seinen Hauptsitz in der belgischen Stadt Waregem. Das Unternehmen liefert Produkte und Dienstleistungen für den reibungslosen Betrieb industrieller Maschinen wie Gabelstaplern, Industriefahrzeugen und Bau- und Landmaschinen. Mit 81 Standorten auf der ganzen Welt ist TVH ein wahrhaft globales Unternehmen. Es hat mehr als 88.000 aktive Kunden in 182 Ländern und bearbeitet täglich rund 20.000 Kundenbestellungen.
Xavier Van Hoorebeke, Product Owner Finance bei TVH, erläutert: „Unsere Aufgabe ist, Ersatzteile und Dienstleistungen zu liefern, damit unsere Kunden weiter arbeiten und wachsen können. In den letzten Jahren sind wir durch die Gewinnung von B2B-Kunden auf dem Weltmarkt deutlich gewachsen, besonders über unseren beliebten E-Commerce Kanal.“
Ein schnell wachsendes Geschäft rationalisieren
Angesichts des großen Absatzvolumens und des vielfältigen internationalen Kundenstamms sind betriebliche Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wichtige Schwerpunkte für TVH. In der Vergangenheit verließ sich das Unternehmen in seiner Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung weitgehend auf manuelle, papiergestützte Prozesse. Als das Geschäft wuchs, erkannte das Unternehmen, dass das bisherige Vorgehen nicht mehr tragfähig war.
„Als wir international gewachsen sind und neue Kunden gewonnen haben, fingen unsere veralteten Prozesse an, unsere Buchhaltung erheblich zu belasten“, erklärt Van Hoorebeke. „Wir haben eine Möglichkeit gesucht, unsere Kapazitäten in der Rechnungsverarbeitung zu erweitern, ohne mehr Mitarbeiter einzustellen.“
Der erste Schritt zur elektronischen Rechnungsstellung
TVH beschloss, den ersten Schritt in Richtung Dematerialisierung zu gehen und die papiergestützte Rechnungsstellung und -archivierung durch sichere digitale Speicherung zu ersetzen. Als Nächstes ging das Unternehmen von manueller Rechnungsstellung zu automatisierten E-Invoicing-Workflows über und integrierte seine ERP- und E-Commerce-Systeme mit Axway eInvoicing, das ein Teil der Axway B2B Integration Platform ist, um elektronisch signierte PDF-Rechnungen an seine Kunden zu senden.
„Unser allererstes Engagement mit AdValvas, das heute zu Axway gehört, war im Jahr 2009. Das war ein wichtiger Meilenstein für den Beginn unseres Umstiegs auf elektronische Rechnungsstellung“, so Van Hoorebeke. „Die Umstellung von Rechnungen in Papierform auf signierte PDF-Dateien hat unsere betriebliche Effizienz erheblich gesteigert. Später fingen Länder überall in Europa und auf der ganzen Welt an, Vorschriften für elektronische Rechnungsstellung und kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC) im Bereich B2G (Business-to-Government) einzuführen und schrieben elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich vor. Da wussten wir: Wir mussten unseren Ansatz weiterentwickeln, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.“
Auf einer bewährten Partnerschaft aufbauen
Staaten kämpfen gegen Mehrwertsteuerausfälle und sehen kontinuierliche Transaktionskontrolle als ein sehr wirksames Mittel zur Betrugsbekämpfung. Van Hoorebeke fügt hinzu: „Die Umstellung auf 100 % digitale Rechnungsstellung bietet auch für TVH erhebliche Vorteile, z. B. weniger manuelle Arbeit für unsere Buchhaltungsteams und ein geringeres regulatorisches Risiko. Dank digitaler Rechnungsstellung können wir sagen, dass Vorgaben für die Rechnungsstellung Automatisierung nicht behindern. Im Gegenteil: Sie tragen dazu bei, unsere Prozesse effizienter zu gestalten.“
TVH entschied, auf seiner Partnerschaft mit Axway aufzubauen, um bevorstehende CTC Anforderungen zu erfüllen. Axway eInvoicing ermöglichte es dem Unternehmen, die Rechnungsstellungsprozesse in der Cloud gemäß den Standards der einzelnen Länder, in denen es tätig ist, zu handhaben.
Eine Lösung, viele Standards
Mit Axway eInvoicing kann TVH die rechtlichen Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung in seinem gesamten Geschäft erfüllen. „Der Hauptvorteil von Axway eInvoicing ist: Wir haben einen einzigen, einfach zu verwendenden Kanal für elektronische Rechnungen“, sagt Van Hoorebeke. „Axway erfüllt die Anforderungen an elektronische Rechnungsstellung auf der ganzen Welt direkt. Daher können wir uns auf einen standardisierten, effizienten und bewährten Ansatz für Onboarding in den Ländern verlassen, in denen wir tätig sind.“
Kosten und Komplexität reduzieren
In der Europäischen Union ist PEPPOL inzwischen zum dominanten Netzwerk für die Rechnungsstellung geworden. Van Hoorebeke erklärt: „PEPPOL ist ein gängiger Standard in Europa und wird auch von anderen Regionen übernommen, wie im asiatischpazifischen Raum. In den USA ist derselbe Standard jetzt über die Digital Business Networks Alliance (DBNA) verfügbar. Viele Länder wie Italien, Rumänien und Polen brauchen jedoch CTC-Plattformen nach Maß. Mit Axway eInvoicing vermeiden wir die Komplexität, die mit Sonderlösungen für länderspezifische Anforderungen verbunden ist. Stattdessen wandelt Axway unsere Rechnungsdaten in das erforderliche Format um und minimiert so Kosten und Risiken für unser Unternehmen.“
Konzentration auf Wachstum des Unternehmens
Durch seine Partnerschaft mit Axway ist TVH in der Lage, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften zu gewährleisten, Abläufe zu verschlanken und globales Wachstum zu erzielen.
„In den vergangenen 15 Jahren ist die Rechnungsstellung um ein Vielfaches komplexer geworden“, schließt Van Hoorebeke. „Die Zeiten, in denen wir Rechnungen einfach drucken, versenden und archivieren konnten, sind vorbei. Im internationalen Geschäft müssen wir uns mit einer Vielzahl immer neuer E-Invoicing-Standards auseinandersetzen. Dank unserer Partnerschaft mit Axway brauchen wir uns über Compliance-Risiken keine Gedanken zu machen. Axway eInvoicing nimmt uns die Komplexität ab.“
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