La Bundesagentur für Arbeit presta servicios de administración electrónica seguros y sin fisuras en Alemania con Axway.
En Alemania, la Bundesagentur für Arbeit (BA) es la agencia federal responsable de prestar una serie de servicios laborales a empresarios y trabajadores.
Los 100 000 empleados de la BA atienden a decenas de miles de personas cada día. Como una organización con visión de futuro, la BA lleva más de dos décadas adaptando el enfoque de prestación y gestión de sus servicios para aprovechar la tecnología digital.
Peter Neuhauser, responsable de TEC1 — CERT-BA, Servicios de red y Seguridad como servicio de la Bundesagentur für Arbeit, continúa la historia: «Antes, la BA era una organización relativamente descentralizada. Por ejemplo, las reclamaciones a la seguridad social se tramitaban principalmente con formularios en papel que se presentaban en nuestras sucursales locales».
En los años 90, la BA utilizó múltiples sistemas y procesos digitales para enviar expedientes de pago de sus oficinas locales a su sede central. Durante este periodo, la BA contrató a Axway para racionalizar y agilizar su sistema de transferencia de datos esenciales. La agencia confía en la gestión de transferencia de archivos de Axway desde hace más de veinte años para facilitar la transferencia segura y fiable de instrucciones de pago a su sede central.
Walter Karl, arquitecto jefe de servicios de seguridad y DMZ del Departamento de TI de la Bundesagentur für Arbeit, explica: «Las administraciones locales y nacionales empezaron a reconocer que los canales digitales tenían el potencial de transformar su enfoque de prestación de servicios, permitiendo así a los ciudadanos acceder a la ayuda que necesitaban sin necesidad de llamar o visitar las oficinas administrativas. A medida que estos cambios cobraban impulso a principios de la década de 2010, la BA tuvo muchas nuevas oportunidades de aportar valor al contribuyente alemán a través de los servicios de administración electrónica».
Poner a prueba a Axway
En 2004, Axway ayudó a la BA con un proyecto de integración B2B a gran escala, diseñado para permitir a la organización compartir estadísticas de desempleo con organismos públicos. Impresionada por este trabajo y por la implantación de la gestión de transferencia de archivos de Axway en los años 90, la agencia contrató a Axway en 2010 para que le ayudara en su transición hacia el nuevo estándar de comunicación electrónica bancaria por Internet (EBICS).
Neuhauser recuerda: «Necesitábamos asegurarnos de que podíamos enviar todas las instrucciones de pago a nuestros partners bancarios utilizando el nuevo estándar de manera oportuna».
Añade: «Con el fin de cumplir el plazo para pasar a EBICS, Axway nos ayudó a ampliar nuestros sistemas de pago existentes en la gestión de transferencia de archivos de Axway con una nueva solución basada en la integración B2B de Axway, una plataforma central de intercambio de datos electrónicos (EDI). Desde el primer día, pudimos enviar expedientes de pago de EBICS sin problemas. La profesionalidad, la experiencia y la dedicación del equipo de Axway a lo largo del proyecto nos convencieron de que sería el mejor partner para las siguientes fases de nuestro proceso de transformación de la administración electrónica».
Reforzar la colaboración
A partir de su experiencia positiva con Axway en el proyecto EBICS, la BA decidió continuar su inversión con las soluciones de Axway.
A medida que se aceleraba el ritmo de las iniciativas de administración electrónica en Alemania durante los primeros años de la década de 2010, la BA contrató a Axway para que le ayudara a sentar las bases de los servicios digitales de próxima generación. Uno de los primeros proyectos, denominado eAkte (en español, «eArchivos»), pretendía sustituir los flujos de trabajo manuales y en papel de las sucursales locales de la BA por procesos empresariales ultraeficientes y basados en datos.
«El objetivo fundamental de la administración electrónica es ofrecer los servicios de la BA a todos los ciudadanos», afirma Neuhauser. «Además de ser fáciles de usar, estos servicios deben garantizar los más altos niveles de privacidad y seguridad de los datos personales y financieros sensibles. Pasar de archivos en papel a registros digitales fue un primer paso vital en este proceso».
Sentar las bases para los servicios digitales
Gracias a su conocimiento interno sobre la gestión de transferencia de archivos de Axway, la BA analizó sus procedimientos en papel y diseñó nuevos flujos de trabajo para ofrecer las mismas funcionalidades con sistemas digitales. En la actualidad, la gestión de transferencia de archivos de Axway actúa como centro de integración para los nuevos flujos de trabajo.
«Prácticamente todos los expedientes de los clientes se almacenan ahora en formato digital», explica Karl. «Incluso si un cliente nos escribe una carta o nos envía un formulario en papel, utilizamos una plataforma de escaneo de documentos para escanear el contenido y almacenarlo como un archivo de imagen. La gestión de transferencia de archivos de Axway nos ayuda a garantizar que todos los registros y comunicaciones de nuestros clientes se encuentran en el sistema adecuado para respaldar cada uno de nuestros flujos de trabajo digitales».
Integración con los partners del sector
Partiendo de la base del proyecto eAkte, la BA se asoció con Axway para facilitar la integración con partners externos y construir procesos digitales de administración electrónica que abarquen múltiples organismos del sector público. A mediados de la década de 2010, las dos organizaciones colaboraron para digitalizar y automatizar el intercambio de datos entre la BA y más de 100 000 empresas de Alemania.
«El derecho a las prestaciones depende de una serie de factores, como los ingresos recientes de las empresas de Alemania», explica Neuhauser. «Si una persona se ha quedado sin trabajo recientemente, es importante que obtengamos información de su antigua empresa para poder calcular y pagar sus prestaciones con rapidez y precisión».
Continúa: «Durante más de veinticinco años, habíamos recurrido a procedimientos en papel para recopilar los datos salariales de empresas de toda Alemania. Gracias a nuestra asociación con Axway, ahora estamos aprovechando las integraciones B2B para recibir y procesar información vital de las empresas de forma digital, con una mínima intervención humana. Ahora es mucho más fácil acceder a la información que necesitamos para efectuar los pagos a tiempo a nuestros clientes».
Garantizar una seguridad infalible
La plataforma de pagos de la BA —basada en la pasarela EBICS de Axway— está definida como una infraestructura esencial para la República Federal de Alemania.
«Una nueva ley llamada KRITIS —legislación que obliga a aplicar sólidas normas de seguridad de la información en las infraestructuras gubernamentales esenciales— hizo que la protección de nuestros servicios fuera aún más importante», dice Neuhauser. «Utilizando la solución de Axway, ofrecemos una seguridad sólida y una trazabilidad total de todas las operaciones financieras en la plataforma».
KRITIS también exige que los sistemas no financieros se refuercen contra los ciberataques, incluidas las API que permiten a las empresas y a los ciudadanos acceder a servicios clave a través de los canales online y móviles de la BA.
«Nuestro equipo de ciberseguridad tiene ahora un único punto de control para la seguridad de las API», apunta Karl. «Utilizamos la solución para gestionar nuestras conexiones externas con aplicaciones basadas en la web, y defender nuestra organización de hasta cinco millones de ciberataques cada día».
Responder eficazmente a una crisis
Cuando se produjo la crisis de COVID-19 en 2020, la organización tuvo que reaccionar rápidamente para dar cabida a una oleada de solicitudes de apoyo financiero. Este apoyo adoptó la forma de procesos empresariales digitales adicionales para las prestaciones laborales a corto plazo, lo que representaba 50 000 millones de euros adicionales en pagos de prestaciones financieras.
«Durante la primera ola de la crisis de COVID-19 en 2020, el gobierno alemán impulsó una legislación de emergencia para ayudar a garantizar que las personas que tuvieran una reducción significativa de su jornada laboral a causa de la pandemia pudieran reclamar una compensación a la BA», afirma Karl.
«Para ayudar a procesar una cantidad masiva de solicitudes de nuestros ciudadanos, tuvimos que reaccionar rápidamente. Al trabajar con Axway, condensamos el equivalente a cinco años de trabajo en solo tres meses, y configuramos nuestras soluciones de Axway para admitir una compleja gama de protocolos de comunicación de forma segura y fiable.
Superar los límites
En el futuro, Axway ayudará a la BA a tratar las nuevas demandas de servicios de administración electrónica basados en datos. Por ejemplo, la organización está estudiando actualmente la posibilidad de crear un catálogo de API seguras para los equipos de desarrollo de software autorizados que trabajan para otros organismos gubernamentales.
«El potencial de utilizar nuestros datos para el bien de los ciudadanos de Alemania es casi infinito», añade Karl. «Ahora estamos en medio de un ejercicio de prueba de concepto para un catálogo central de API, que podría permitir a desarrolladores externos ver rápidamente qué servicios están disponibles y acelerar sus proyectos».
Neuhauser concluye: «Estamos muy orgullosos de cómo todo el mundo en la BA se ha unido para apoyar a la gente de Alemania durante la crisis de 2020. Con Axway a nuestro lado, atravesamos un momento extremadamente difícil al tiempo que mantuvimos nuestro personal de TI sin cambios. Nuestro éxito durante la crisis de COVID-19 demuestra claramente el valor de un enfoque maduro para la integración de datos y la seguridad, y estamos deseando crear una nueva generación de servicios de administración electrónica con las soluciones de Axway».
