Neue Kundenanforderungen erfordern neue Lösungen
Telenet Business ist ein in Belgien und Luxemburg agierender Anbieter für Internet-, Daten-, Telefonie- und TV-Services. Außerdem spezialisiert sich das Unternehmen auf IT-Lösungen, unter anderem für Hosting, Cloud Computing und Cybersicherheit.
Firmenkunden dieser Produkte und Services können dank der langjährigen Zusammenarbeit des Telekommunikationsanbieters mit AdValvas (jetzt Teil von Axway) schon seit Längerem elektronische Rechnungen erhalten. Die Einführung der E-Rechnung begann 2017, als Telenet Business von Kunden aus dem öffentlichen Sektor zur Umsetzung der einschlägigen UBL-Standards aufgefordert wurde. Mittlerweile ist die elektronische B2G-Rechnungsstellung (Business-To-Government) für alle öffentlichen Anschaffungsprozesse in der EU verpflichtend. In Reaktion darauf implementierte Telenet in Partnerschaft mit AdValvas eine neue Abrechnungsplattform, die allen Kunden auf Wunsch E-Rechnungen im UBL-Format bereitstellt.
Eine langjährige Partnerschaft
Lange vor der Umstellung auf die E-Rechnung hatte sich das Management von Telenet Business für eine interne Abrechnungslösung entschieden. Daher wurde damals eine On-Premises-Infrastruktur eingerichtet, die anfänglich primär gedruckte Rechnungen ausgab.
Als jedoch immer mehr Geschäftskunden E-Rechnungen mit strukturierten Daten verlangten, ging Telenet Business 2007 eine Partnerschaft mit AdValvas Europe (heute Teil von Axway) ein, um Platinum-Kunden Abrechnungen nach ETIS (einem EDIFACT-Standard) und Gold- und Silver-Kunden Rechnungen im XML-Format bereitstellen zu können. Dabei kümmerte sich AdValvas um die technischen Aspekte.
2017 wurde Telenet Business schließlich von seinen Kunden aus dem öffentlichen Sektor darüber informiert, dass künftig nur noch E-Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk zulässig seien (wie von der einschlägigen EU-Norm verlangt). Daraufhin entschied sich das Management für eine Ausweitung der erfolgreichen Zusammenarbeit mit AdValvas Europe (heute Teil von Axway). Mit kompetenter Unterstützung durch den Partner wurde der PEPPOL-Abrechnungsprozess parallel zur automatisierten Rechnungslegung als Add-on-Service implementiert. So gelang es Telenet Business, die neuen Anforderungen der Kunden aus dem öffentlichen Sektor umzusetzen – allerdings unter Inkaufnahme eines erhöhten Verwaltungsaufwands, der die Effizienz der Lösung beeinträchtigte.
Projekt „E-Rechnung 2.0“
Um neue Marken unterstützen und den künftigen Aufwand in puncto Rechnungslegung prognostizieren zu können, entschied sich Telenet Business letzten Endes für eine zukunftsorientierte Plattform. Diese sollte von Beginn an für die Integration elektronischer Abrechnungsprozesse, maximale Automatisierung und Skalierbarkeit sowie den weit verbreiteten europäischen E-Rechnungsstandard EN-16931 ausgelegt sein.
Dabei war den Verantwortlichen durchaus bewusst, dass eine Telekommunikationsrechnung erst nach einigen Anpassungen in die UBL-Syntax übersetzt werden kann. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang branchenspezifische Datenvorgaben und Mehrwertsteuerregelungen, das Runden von vier auf zwei Dezimalstellen und die große Zahl der Rechnungspositionen. Somit erweist es sich als großer Vorteil, dass das Team von Axway eInvoicing auf solche Aufgaben spezialisiert ist. Das neue System für die elektronische Rechnungsstellung eignet sich für sämtliche Marken, Services und Kundensegmente von Telenet, weil es das nötige Maß an Flexibilität für diverse geschäftliche Szenarien bietet und sich sein Output genau an das vom Kunden geforderte E-Rechnungsformat anpassen lässt.
Elektronische Rechnungsstellung: der neue Standard
Mittlerweile sind die aus dem aktuellen UBL-Standard resultierenden Herausforderungen behoben – was einmal mehr beweist, dass Axway der richtige Partner für dieses Projekt war. Denn dank seiner reichen Erfahrung mit der Bereitstellung von Services zur Abrechnung ständig genutzter Dienste kann das Team von Axway genau dort Mehrwert schaffen, wo dies am dringendsten benötigt wird. Dadurch profitiert Telenet Business heute nicht nur von den ursprünglichen Prozessen zur elektronischen Rechnungstellung, sondern auch von der Möglichkeit, UBL-Rechnungen nach EN-16931 sowohl über das PEPPOLNetzwerk als auch (für Kunden ohne PEPPOL-Anbindung) als PDF-Anhang per E-Mail zu versenden.
Unter diesen Voraussetzungen kann der Telekommunikationsanbieter seine Zusage einer genauen, transparenten Rechnungslegung in vollem Umfang erfüllen. Außerdem werden die Prozesse der internen Verwaltungsabteilungen durch die integrierten Automatisierungsfunktionen der neuen Abrechnungslösung gestrafft. Kurzum: Die E-Rechnung ist in kürzester Zeit zum neuen Standard avanciert.
Über Axway eInvoicing
Axway eInvoicing ist Teil der globalen Axway B2B Integration Platform für die standardbasierte Rechnungsstellung. Damit können Sie länderspezifische gesetzliche Anforderungen nahtlos umsetzen und spürbare Effizienzsteigerungen und Kostenvorteile erzielen, indem Sie Ihre Abrechnungsprozesse vollständig digitalisieren.
