E-Rechnung gemäß EN16931

September 11, 2024

Was ist die EN16931?

Die EN16931 ist eine Norm der Europäischen Union, die sich mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst. Sie definiert die Struktur, den Inhalt und das Format von elektronischen Rechnungen, die zwischen Unternehmen in der EU ausgetauscht werden.

Die EN16931 definiert ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das darauf abzielt, die Interoperabilität zwischen verschiedenen Rechnungssystemen zu verbessern. Hier sind einige wichtige Punkte zur Formatbeschreibung gemäß EN16931:

Syntax: Die EN16931 kann zwei Syntaxen verwenden: UN/CEFACT XML (Universal Network Language/Common Business Library) oder UBL (Universal Business Language). Beide Syntaxen sind international anerkannt und interoperabel.
Struktur: Die Rechnungsdaten werden in einer hierarchischen Struktur organisiert, die die verschiedenen Elemente der Rechnung wie Rechnungskopf, Rechnungspositionen, Steuerinformationen usw. umfasst.
Elemente: Die Norm definiert die obligatorischen und optionalen Elemente einer Rechnung sowie deren Format und mögliche Werte. Dazu gehören Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Rechnungsbetrag, Steuerinformationen, Zahlungsbedingungen und mehr.
Semantik: Die Norm legt auch die Bedeutung jedes Elements fest, um sicherzustellen, dass Rechnungen korrekt interpretiert werden können, unabhängig vom System, das sie verarbeitet.
Regelkonformität: Elektronische Rechnungen, die dem EN16931-Standard entsprechen, erfüllen die rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie über elektronische Rechnungsstellung (2014/55/EU) und können daher in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich anerkannt werden.

Die EN16931 bietet eine einheitliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung in der EU und erleichtert den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in verschiedenen Ländern.

Was ist hinsichtlich Verpflichtung der E-Rechnung ab 2025 zu beachten?

Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang einer E-Rechnung gemäß EN16931 für alle deutschen B2B-Geschäfte verpflichtend.
Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV. Auch sind Rechnungen an Verbraucher grundsätzlich nicht betroffen.
Nach dem 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen, ausgetauscht werden.
Die Priorität der Papierrechnung entfällt allerdings. Die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von EN16931-konformen E-Rechnungen ist nicht mehr erforderlich. Ganz im Gegenteil: Schon während der zahlreichen Übergangsfristen muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten (z.B. PDF-Dokumente) explizit zustimmen.
Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen.
Außerdem: Für bestehende EDI-Verbindungen, in denen jedoch E-Rechnungsformate ausgetauscht werden, die nicht den Vorgaben entsprechen, besteht eine zulässige Übergangsfrist noch bis zum 31. Dezember 2027.

Quelle: https://www.verband-e-rechnung.org/downloads/17342/2024-03_VeR-Statement_WCG-beschlossen.pdf

Zusammengefasst müssen Sie in der Lage sein, falls einer oder mehrere Ihrer Lieferanten entscheidet Ihnen Rechnungen im Format EN16931 sendet, diese zu empfangen.

Was benötigen Sie um bis zum 01.01.2025 hinsichtlich elektr. Rechnung vorbereitet zu sein?

Theoretisch können Sie Ihre empfangenen E-Rechnungen auch manuell verarbeiten. Dies ist jedoch sehr zeitaufwendig und könnte Fehleranfällig sein.

Daher empfiehlt es sich die E-Rechnungen, die Sie erhalten in Ihr Backend-/ ERP-System automatisiert zu integrieren. Dies gelingt Ihnen mit der Transformation von EN16931 auf das Format, das Ihr ERP-System unterstützt.